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                                                    从“算盘”到“软件”的财务管理

        郑州天旺印刷有限公司成立于2009年,是一家专业从事包装箱,礼盒,海报等彩色印刷,郑州天旺印刷是发展中的小企业,财务原来是个老会计手工做账,用“算盘”,只限于简单的记账,还十分的繁忙,往来对账都是由张总自己负责。随着企业业务不断扩大,财务管理的落后,在许多方面严重的制约了企业经营和发展:

财务记账、登账基础工作处理时间量大;
往来对账繁杂,需要专业化财务管理;
存货种类多、进出频繁,核算量大。


        基于以上问题,郑州天旺印刷张总决定加强财务管理,同时引进信息化管理手段,张总说:“从工厂的长期发展的角度来讲,用一种新的信息化管理是必备的”。

        财务马经理到任后就推荐用友管理软件,他提到:“我在原来的企业就是用的用友,用起来比较方便,也省时、省事”。经过考察及多次讨论,郑州天旺印刷于2009年初,启用用友T3管理软件。

        通过用友T3管理软件,解放了财务最基础的记账、登账、出报表工作,财务马经理说:“报表、记账以前要用时间试算平衡,现在最快,只要点击一下就OK了,这块觉得是最省时、省力,数据准确率比较高”。张总也有同感:“可以节省很多时间,工作效率马上就提高上来”。

        郑州天旺印刷是接单生产加工企业,客户订单规格要求几乎都不一样,纸张切割形成不同规格比较多,大约上千种,进货频率比较大,每天都有进、出,手工存货核算量大,财务与仓库经常加班,通过用友T3管理软件,马经理轻松的说:“一般不会加班,因为平常都录入了,只需要系统那边操作一下,肯定是准确的”。

        在节省了大量财务基础核算的时间和精力后,往来管理工作正式纳入财务专业管理的范畴。郑州天旺印刷财务管理中往来对账是工作量最大的,客户和供应商100多家,单据金额小、但量相对比较多,比较杂,并且在彩印行业,往来对账、结算存在多种计量单位换算问题,如销售接单、采购与供应商发货,是按单位“张”,但与供应商对账、核销时,是按单位“吨”结算的,还没有上软件管理时,与供应商对账时,从“千克金额”到“吨数金额”数据处理,通过手工方式要经过3步:
        1、单张纸的克*规格(长和宽)=单张纸的吨数;
        2、单张纸的吨数*张数=总吨数;
        3、总吨数*每吨单价=总金额。 

        财务部马经理说“针对彩印这块比较特殊,它有重量、还有长*宽,多了几个数据,每次跟供应商对账,相当麻烦,财务核算和对账我一起做,要3-2天,而且星期六要加个班才行”。

        通过用友T3管理软件,在采购入库单录入张数和吨数单价,自定义设计“来料核对表”即“供应商对帐单”,可以自动计算出进料单的张数和吨数,一目了然;现在财务马经理可以轻松兼顾财务核算和往来对账工作了:“用了用友软件系统后,比较方便了,还挺好用的;现在财务核算和对账我一起做,我们25日对帐,我最迟26号可以出来;1天就可以,比较及时”。

        往来对账数据清晰、及时的提供,监督业务及时催款,更方便、支持张总对企业资金流动情况的掌握,张总说:“财务有比较规范化的管理,应收款、应付款比较清晰,每个月的资金体现就比较明朗化了”。

        随着郑州天旺印刷在财务管理方面不断完善,也开始尝试通过用友T3管理软件对业务管理,财务部马经理仔细的说:“进销存也是有很大帮助,销售定单来了,库里面还有什么,一些辅助的存货有没有用、还剩多少,这些信息都有提供;销售历史的数据,查询几个月前某个物品的单价是多少,这款货有没有开票,没用系统的时候很麻烦,经常会找一堆本子翻呀翻,用了用友软件系统后,我们可以及时的提供;查哪些单子没出货、延期发货及时和仓库沟通;销售汇总表每个月都会统计这个业务员这个月业务量是多少”。

        用友T3管理软件的财务、业务一体化管理,使郑州天旺印刷从管理方面得到了效益,张总十分满意:“信息化管理下来,提高很大的效益,企业要发展下去,财务信息化管理是必须要加强的”。